Comment sélectionner et intégrer un nouveau collaborateur ?
La sélection et l'intégration d'un nouveau collaborateur sont des étapes décisives pour assurer le succès à long terme de l'entreprise. Un poste se libère dans votre entreprise et c’est à vous de trouver le remplaçant adéquat. Il est temps de vous simplifier la vie en suivant ces étapes.
1/ S’assurer que les candidats soient en capacité de répondre aux prérequis !
Votre offre d’emploi doit être claire et précise. Vos attentes et les qualifications nécessaires pour le poste doivent être mises en avant afin de présélectionner vos candidats potentiels.
Pour commencer, nous vous conseillons d’établir la fiche de poste de l’emploi vacant. Ce document écrit permet de recenser les principales responsabilités et les compétences requises pour un poste donné.
Elle permet aux responsables de recrutement de communiquer clairement les exigences et les attentes liées au poste, et aux candidats de mieux comprendre les tâches et les responsabilités qui leur seront confiées s'ils sont embauchés.
Vous avez un doute à propos des spécificités du poste en question ? Pensez à interroger vos collaborateurs. Ils restent une source de renseignements privilégiée quant aux besoins de votre entreprise.
Maintenant que vous avez précisé vos besoins avec la fiche de poste, c’est le moment de rédiger l’offre d’emploi. Utilisez un langage clair et soyez concis, expliquez les responsabilités et exigences du job, les compétences recherchées (diplômes, expériences passées, etc.), détaillez le processus de recrutement, les avantages à travailler pour votre entreprise…
Et, concernant le salaire ? Vous n’êtes pas obligé de le renseigner. Après, vous pouvez simplement afficher une fourchette. Cela permettra de gagner du temps en “filtrant” indirectement les candidats, grâce à une comparaison entre la “rémunération potentielle que vous envisagez et leurs ambitions financières”. Afficher une fourchette de salaire montre également votre flexibilité, que vous êtes, tout de même, ouvert à la discussion. Ainsi, vous ne vous fermez pas aux candidats qui ont des exigences légèrement plus hautes que les vôtres… avec qui vous pourriez très vite vous entendre.
Ah, et aussi, pensez à véhiculer l’image et la culture de votre entreprise à travers votre offre d’emploi. Vous pourriez, notamment, attirer plus facilement les candidats qui sont en adéquation avec vos valeurs, donc, plus susceptibles de s'intégrer facilement dans votre entreprise, tout en vous démarquant de vos concurrents.
2/ Déposer une offre d’emploi claire et précise pour les potentiels candidats
Une fois que les compétences et les qualités nécessaires ont été définies, il est temps de commencer à rechercher vos candidats. Il est important de diffuser l'offre d'emploi sur plusieurs canaux pour toucher un maximum de candidats :
- Sites spécialisés dans la diffusion d’offres d’emploi (Pôle Emploi, Indeed, Apec, etc.) ;
- Réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.) ;
- Réseaux professionnels ;
- Agences de recrutement ;
- Sur le site web de l’entreprise.
N’oubliez pas de communiquer auprès de vos collaborateurs.
Que ce soit pour discuter de possibles opportunités d’évolution, car oui, le futur collaborateur que vous recherchez est peut-être déjà chez vous ! Ou que ce soit pour qu’ils jouent leur rôle d’ambassadeur en parlant à leur entourage.
Sinon, vous pouvez aussi automatiser toute cette étape en digitalisant votre processus. Par exemple, vous pourriez dans votre offre d’emploi, proposer aux candidats de venir vous rencontrer sur un espace web dédié. Et s’ils le souhaitent, ils peuvent participer à différents questionnaires (questionnaire de personnalité, de compétences…), participer à une présentation de l’entreprise et du métier.
Si vous êtes intéressé pour automatiser votre processus de recrutement, demandez un diagnostic avec l’un de nos experts.
3/ Sélectionner et trier les candidatures reçues
La prochaine étape consiste à trier les candidatures reçues et à contacter les candidats pour les informer que leur candidature a été retenue et leur communiquer toutes les informations liées au prochain entretien d’embauche (lieu, date, horaire, etc.).
Définissez des critères de sélection pertinents en fonction des compétences et expériences requises pour le poste, préparez une grille d’évaluation pour évaluer les candidatures et prêtez une attention particulière aux références professionnelles.
Pensez également à contacter les candidats qui n’ont pas retenu votre attention.
Donnez-leur une image positive de votre entreprise malgré votre refus. De plus, en donnant une rétroaction aux candidats, vous leur permettez de comprendre pourquoi ils n'ont pas été retenus, ce qui les aidera à s'améliorer pour leurs prochaines candidatures.
Et qui sait ? Peut-être que l’une de ces candidatures correspondrait parfaitement à l’une de vos futures offres d’emploi.
En préservant votre réputation, les candidats qui ont été écartés, mais qui ont été traités avec respect et transparence pourraient être intéressés par d'autres opportunités chez vous ou vous recommander à d'autres personnes qualifiées.
4/ Convier les candidats retenus pour des entretiens physiques et/ou en visioconférence
Concernant les entretiens, c’est vous qui voyez. Soit vous privilégiez les premiers contacts en présentiel, soit, en distanciel. Les entretiens physiques peuvent vous permettre de mieux évaluer les compétences sociales et de savoir-être de vos candidats, tandis que les entretiens en visioconférence peuvent être plus pratiques pour :
- Respecter la planification des entretiens ;
- Vérifier les compétences numériques des candidats ;
- Réduire le stress chez les candidats ;
- Réduire les biais inconscients (physiques) afin de se concentrer davantage sur les compétences et expériences des candidats.
Et, avant de les rencontrer, il faut se préparer !
Vous pouvez rédiger un guide d’entretien pour vous assurez de poser les mêmes questions aux candidats et respecter la durée, des grilles d’évaluation et de notation…
Si vous choisissez les entretiens d’embauche en visioconférence, pensez à donner toutes les informations techniques à vos candidats au préalable.
(Votre processus de recrutement comprend deux entretiens ou plus ? Vous avez tout intérêt à réaliser le 1er Round en visioconférence).
5/ Choisir le candidat qui rejoindra votre équipe
Après les entretiens, il est temps de faire un choix, mais vous hésitez encore entre deux candidats ?
Sachez qu’il est tout aussi important de prendre en compte non seulement les compétences et les qualités des candidats, mais aussi leur capacité (supposée) à s'intégrer à la culture de l'entreprise.
Vous avez encore un doute ? Conviez un collaborateur lors d’un nouvel entretien et demandez-lui son ressenti.
Bien entendu, le collaborateur doit être légitime, un collègue direct, un homologue, etc.
En plus, cela vous permet de fidéliser vos collaborateurs, qui auront le sentiment de participer à l’évolution de l’entreprise.
Ça y est… Votre choix est fait ! Il est temps de préparer l’arrivée de votre nouveau collaborateur.
6/ Annoncer l’arrivée et préparer l’environnement de travail
Une bonne intégration débute déjà par une bonne communication interne. Informez l’ensemble de vos collaborateurs que l’équipe s'agrandit prochainement. Indiquez son nom et prénom, sa fonction dans l’entreprise, son service rattaché et la date de son arrivée. Pour les collaborateurs directement concernés, organisez une réunion d'équipe pour présenter leur futur collègue et leur permettre de vous poser toutes les questions qu’ils souhaitent.
L’arrivée d’un nouveau collaborateur nécessite également de préparer son environnement de travail : bureau, matériels électroniques, lignes téléphoniques, codes d’accès, fournitures diverses, etc.
Il n’y a rien de pire que de ne pas être prêt le Jour-J.
Votre recrue ne vous le dira pas, bien entendu, mais il aura le sentiment de ne pas être respecté et votre nouvelle collaboration serait déjà menacée avec une première impression négative.
7/ La découverte de l’entreprise et de son fonctionnement
Le Jour-J, commencez par un léger échange de sympathie et présentez-lui son nouvel environnement de travail et ses nouveaux collègues. Si vous êtes une petite structure, vous pouvez très bien profiter de cet événement pour réunir tous vos collaborateurs autour d’un petit déjeuner de bienvenue. Ensuite, présentez-lui ses nouvelles missions, ses différents objectifs, etc.
Afin de l’accompagner les premiers jours, remettez-lui aussi un livret d’accueil avec les informations importantes sur l’entreprise : l’histoire, les valeurs, les produits et services, l’organigramme, le trombinoscope, etc.
Dans une démarche d'amélioration continue, pensez au rapport d’étonnement.
Profitez de ses premiers jours dans l’entreprise pour améliorer vos différents processus, comprendre ses attentes et ses besoins, développer votre relation professionnelle et améliorer vos futurs recrutements.
Vous pouvez également automatiser votre livret d’accueil et le processus d’intégration.
Si vous êtes intéressé pour automatiser votre processus d’intégration, demandez un diagnostic avec l’un de nos experts.
8/ L’intégration au sein de l’équipe
Vos collaborateurs actuels ne demandent qu’à connaître la nouvelle recrue, mais ce n’est pas toujours évident pour eux aussi de faire le premier pas. C’est à vous d’encourager les premiers échanges. Organisez une réunion avec les tous les membres du service (pôle) qu’il rejoint et faciliter les échanges.
Pour faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur dans son nouvel environnement, vous pourriez très bien envisager de lui attribuer un mentor ou un coach qui l’accompagnera au quotidien ou dès que le besoin se présente.
Cela peut être très rassurant pour la nouvelle recrue d’avoir un référent qu’elle peut solliciter à tout moment.
Vous pouvez également automatiser la communication d’un nouveau collaborateur auprès de vos équipes.
Si vous êtes intéressé pour automatiser votre communication interne, demandez un diagnostic avec l’un de nos experts.
9/ Former le nouveau collaborateur à son nouvel environnement
Que ce soit pour appréhender le CRM de l’entreprise ou une compétence très précise de votre métier, tout nouveau collaborateur est concerné par la formation pour une bonne adaptation à son nouveau poste. Préparez un plan de formation et une ou plusieurs session(s) de formation rapidement après son arrivée. Votre entreprise ne vous dira que merci !
De plus, prévoyez des séances de suivi pour évaluer les progrès du nouveau collaborateur, lui fournir des feedbacks sur son travail et le motiver à poursuivre son investissement.
Pour automatiser la phase d’intégration et de formation d’un nouveau collaborateur, contactez Cédric pour en savoir plus.
La sélection et l'intégration d'un nouveau collaborateur en entreprise sont donc des étapes cruciales qui nécessitent une attention particulière pour garantir le succès à long terme de l'entreprise. Il faut mettre en place une stratégie efficace pour sélectionner et intégrer les talents dont vous rêvez, les aider à s'adapter à leur nouvel emploi et leur nouvel environnement professionnel. L’outil numérique, aujourd'hui, est un précieux allié qui vous permet de répondre aux attentes des nouveaux talents... sans vous prendre la tête !